Digitaliseret fællesspisning i Bofællesskabet Lange Eng

I moderne familier med travle børn og forældre kan der være behov for at sætte nogle dagligdags ting i system og digitalisere nogle arbejdsgange. Dette behov bliver kun større jo flere man er, så i det bofællesskab jeg bor i, er det i høj grad nødvendigt. Derfor har jeg lavet et tilmeldingssystem til vores fællesspisning i Lange Eng.

Maden er varieret og – næsten – altid sund og grøn. Den er ofte også børnevenlig som her med en masse separate skåle, så tingene ikke bliver blandet for meget sammen.

I Bofællesskabet Lange Eng i Albertslund bor vi 54 familier med ca. 200 beboere i alt, og en af de største aktiver er vores omfattende fællesspisning. Der er mulighed for at deltage i fællesspisningen (aftensmad) alle ugens dage bortset fra lørdag, og man må selvom man vil spise sammen med alle de andre bofæller i fælleshuset, eller om man hellere vil tage maden med hjem til sin egen bolig som takeaway. Der er ikke fællesspisning i skolernes ferier.

Det kræver selvfølgelig et helt bofællesskab at lave mad til så mange hver dag. Derfor er alle voksne og børn over 12 år inddelt i 11 såkaldte stamgrupper, som på skift laver mad 3 dage i træk. Stamgrupperne bestemmer selv menuen, bestiller fødevarer hos vores leverandør og ikke mindst tilbereder maden i fælleshusets store industrikøkken. Alle skal være med i en stamgruppe dog med mulighed for deltidsmedlemsskab og orlov, men det er frivilligt om man vil benytte fællesspisningen.

Tilberedning af mad i storkøkkenet

4 fra stamgruppen møder i køkkenet kl. 15. Tre timer senere er maden klar til take-away. Ti minutter senere til alle dem der spiser i fælleshuset den dag.

Godt nok er Lange Eng et bofællesskab med højt til loftet og høj grad af solidaritet, men når det kommer til det daglige indtag af aftensmad, så er der brugerbetaling for det specifikke antal spisninger man deltager i. Det er her der i høj grad er behov for at sætte nogen ting i system, for der er mange ting at holde styr på. Fx skal der holdes styr på madhensyn for den enkelte beboer, hvor mange der er tilmeldt den enkelte dags fællesspisning som spisende i fælleshuset og som takeaway, den enkelte dags samlede madbudget, menuoversigt, salg af madbilletter, afregning osv.

For at holde styr på alle disse ting har jeg udviklet et digitalt fællesspisningssystem på vores intranet, som i øvrigt er håndkodet i PHP i frameworket CodeIgniter. I det følgende kan du læse om, hvordan vores tilmeldingssystem virker.

Fællesspisningskalender med batchtilmelding

Forsiden af fællesspisningssystemet viser den aktuelle måned med alle de fællesspisninger, det er muligt at tilmelde sig. For hver dag kan man se, hvilken stamgruppe der er i køkkenet, og hvad menuen er ved at holde musen over dagen. Torsdag den 16. august er det fx stamgruppe 2, der serverer “Chunky Minestronesuppe med brød” . på månedsoversigten kan man også se, om ens husstand er tilmeldt en fællesspisning helt, delvist eller slet ikke.

Fællesspisningskalender

I fællesspisningskalenderen kan man se hvilke dage man er tilmeldt og hvad menuer er de enkelte dage.

For at tilmelde sig en spisning kan man enten tilmelde sig hele måneden på én gang ved at benytte batchtilmeldingslinket, hvorved hele husstanden tilmeldes den pågældende måned som takeaway, eller man kan tilmelde spisningerne enkeltvis.

Oversigt over den enkelte fællesspisning

Hvis man klikker på en given dag i fællesspisningskalenderen, kan man se stamoplysningerne for dagens spisning. Man kan læse hvornår tilmeldingsfristen er, hvilken stamgruppe der står for maden, om man kan tilmelde sig som takeaway, om man kan tilmelde gæster, få vist priserne osv. Men den vigtigste oplysning er nok hvad dagens menu er, samt hvis stamgruppen har skrevet en uddybende beskrivelse i kommentarfeltet. Som en lille serviceoplysning til køkkenet kan man også se, om der blandt de tilmeldte skulle gemme sig en eller flere fødselarer :-)

Dagsoversigt for en fællesspisning

På dagsoversigten kan man se detaljer for den pågældende fællesspisning

På dagsoversigten kan man også se, om der skulle være nogle madbilletter til salg. Hvis man af en eller anden grund har glemt at tilmelde sig eller man pludselig får uventede gæster, så er det rart at kunne købe en eller flere madbilletter efter tilmeldingsfristen.

Dernæst vises en oversigt over, hvem fra ens husstand, der er tilmeldt dagens spisning, og om de er tilmeldt som takeaway eller fællesspisning. Hvis en af beboernes tilmelding er sat til salg som madbillet, vil det også fremstå af denne oversigt. Når en madbillet bliver solgt bliver sælgeren informeret om det på mail.

En af de vigtigste oplysninger på dagsoversigten er tilmeldingsstatussen, som dels giver stamgruppen oplysning om, hvor stort dagens madbudget er, dels giver et billede af, hvor mange der er tilmeldt hhv. takeaway og fællesspisning. Det kan være en nyttig information i forhold til borddækning og fordeling af mad på takeawaybordet. Ved at klikke på nogle af de øverste links kan man også få vist en navneliste over samtlige tilmeldte, få vist en oversigt over særlige madhensyn, redigere stamoplysningerne for spisningen og se stamgrupperegnskabet.

Tilmelding af bolig

Det vigtigste link på dagsoversigten er imidlertid linket til at tilmelde/redigere sin boligtilmelding til dagens spisning. Klikker man på linket får man vist en tilmeldingsformular, hvor alle beboerne i ens husstand står listet. Derefter sætter man blot en markering ud for hver enkelt, om vedkommende skal tilmeldes som fællesspiser, takeaway eller ikke-spisende. Man kan også sætte et kryds i feltet “Sælg” ud for en beboer, hvis den pågældendes tilmelding skal sælges efter tilmeldingsfristens udløb. Systemet holder selv styr på, hvad prisen er for den enkelte beboer ved at tjekke op med fødselsdatoen. De vigtige skæringsår er når et barn bliver 4 og 13 år.

I tilmeldingsformularen er det også muligt at tilmelde evt. gæster ved at skrive navn og oplyse om hvilken aldersgruppe de tilhører. Derefter bliver de automatisk konteret husstandens fællesspisningsregnskab uden at nogen skal have penge op af lommen.

Tilmeldingsside

På tilmeldingssiden kan man let tilmelde sin familie til dagens spisning, købe madbilletter og tilføje gæster.

Alting har jo en pris og regningerne skal betales. For at gøre det nemt for alle, bliver husstandens forbrug af fællesspisningen opkrævet automatisk via Betalingsservice én gang om måneden.

Udviklingsønsker – kom med dem!

Dette tilmeldingssystem er skræddersyet til lige præcis den måde vi har valgt at have fællesspisning på i Bofællesskabet Lange Eng. I takt med at vi ændrer lidt på procedurerne, forsøger jeg så godt som muligt at justerer tilmeldingssystemet, hvor det er nødvendigt. Derudover får jeg jævnligt en masse gode og kreative ideer til nye funktioner, som mine bofæller kunne tænke sig at systemet også kunne håndtere.

Desværre er min fritid sparsom (Webfronten passer jo ikke helt sig selv!), så der står hele tiden en masse ting på udviklingslisten. Til inspiration kan jeg afsløre følgende gode udviklingsideer:

  • Bedre overbliksside i forhold til kommende tabletsystem i køkkenet
  • Forsimpling af registrering af madhensyn
  • Mulighed for at efterspørge madbilletter (pt. kan man kun sætte til salg og købe)
  • Mulighed for at en spisning kun har takeaway og kun børn/voksne (fx julefrokost)
  • Bedre pris-administration
  • Tilføjelse af oplysning om hvem der er chefkok
  • Brugerbedømmelse af afholdte spisninger

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller gode ideer til vores tilmeldingssystem, så skriv dem i kommentarfeltet nedenfor. På forhånd tak og velbekomme.

About Torben Heikel Vinther

« Webfrontens fredagslinks 10.08.2012Webfrontens fredagslinks 17.08.2012 »

11 Responses to “Digitaliseret fællesspisning i Bofællesskabet Lange Eng”

Read below or add a comment...

  1. Hej Fed artikkel om alternativet til den stresset moderne familie. Jeg tænker over hvordan man kan alt til at passe de dage man er på køkkenhold, der kan man jo også have møder, fodbold, spejder, svømning, aftenmøder osv. som man ikke altid kan aflyse? Det virker jo som om I virkelig spiser godt og sådan noget tager jo noget tid at forberede selv i et storkøkken. Men tak for en herlig artikkel, jeg får helt lyst til at bo sådan selv!

    • Webfronten says:

      Hej Rune. Tak for din kommentar og gode spørgsmål. Jeg er glad for at du synes om artiklen og ikke mindst den måde vi har valgt at have fællesspisning på.

      Det er selvfølgelig ikke helt uden problemer at få sådan et system til at passe med en masse travle kalendre som du påpeger, men min oplevelse er at det oftest ordner sig via intern bytning. Man ved flere måneder i forvejen, hvilke 3 dage ens stamgruppe skal lave mad, så allerede på dét tidspunkt har man mulighed for at bytte sine tjanser med andre i bofællesskabet. Så kan der selvfølgelig opstå akut sygdom eller et vigtigt møde, men det bliver også klaret enten ved at man dækker ind for hinanden i stamgruppen eller at man skriver ud på intranettet om at bytte.

      Hvis man af den ene eller anden grund ikke har mulighed for eller ønsker at lave så meget mad, har man mulighed for at blive deltidsmedlem. Det betyder at man kun skal lave mad halvdelen af tiden, men man må så også kun deltage i halvdelen af fællesspisningerne.

      Jeg håber det var svar på dit spørgsmål. Ellers må du jo skrive igen :-)

  2. Lige et sidespørgsmål, som måske ligger sig op ad det Rune også spørger om – men det er alligevel et jeg har tænkt over, når jeg har kigget bofællesskaber:
    Har alle så fleksible arbejdspladser at de kan gå tidligt fra arbejde i de påkrævede tre dage, så de kan være hjemme klokken 15.00 til madhold?

    • Webfronten says:

      Hej Mona. Tak for dit spørgsmål. Alle beboere har slet ikke fleksible arbejdspladser, men der er altid 2-3 stykker der har mulighed for at møde ved 15-tiden. Resten kommer senere eller tager opvask/rengøring om aften. Jeg løser det selv nogen gange ved at jeg tager en hjemmearbejdsdag, så jeg ikke "spilder" tid på transport. Derudover er det oftest sådan at man kun laver mad én af de 3 dage stamgruppen er på.

      En typisk fordeling af opgaver er fx at man en dag møder kl. 15 og laver mad, vasker op og gør rent indtil kl. 20. Den næste dag er man måske kun med til at vaske op, og den tredje dag har man fri. Det virker super for mig og min familie. Jeg håber det besvarede dit spørgsmål. /Torben

Skriv en kommentar